おはようございます😊
この記事を記載しているのは水曜日、私は毎日5時前には起きて朝活をしていますが、毎週水曜日はX（エックス）のポスト（ツイート）はおやすみして、記事の作成に充てております。
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会社で仕事をしていると必ず遭遇する「誰かへの説明」
同僚や後輩、関係部署、上司への報告と、毎日のように説明する機会はたくさんありますね。
説明にはプレゼンテーション、メールやチャットでの文章、資料なしでの口頭での説明、色々な形態があると思いますが、分かりやすい説明をするにはどうすればいいのでしょうか？
分かりやすい資料・文章を作成するには
せっかく頑張って説明をしても「ごめん、よく分からない・・」と言われてしまったことはありませんか？
当たり前ですが、誰でも分かりやすい説明をしたいですよね。私はそのために、いつも心がけていることがあります。
それは「できる限りシンプル、余分な説明をつけない」です。
なぜこれが大事か、その要素を記載したいと思います。
1. まずは見てもらわないと始まらない
理解してもらうにはまず、自分が作った資料や、書いたメールを読んでもらわないことには始まりません。
長い説明を聞くと疲れてしまい、結局何を言っているか理解できないのと同じで、資料もメールもぎっしり書いてあると、読む気がなくなってしまいます。
誰かに送る心のこもった手紙は別ですが、会社では結論から入り、できる限り要旨に絞って短くまとめましょう。
2. 何が話の根幹か、ぱっと見て分かる
皆さん多忙ですよね。特に皆さんが報告する上司の方は、責任範囲も広く、時間に余裕もない方が多いと思います。そのような方が時間をかけずに（極端な話5秒で）理解するにはどうすればよいか？
5秒はほぼ瞬間になりますので、「結論しか書かない」しか方法はありません。逆に言うと、多くの人は「たくさん書きすぎてしまう」ということになります。
1枚にぎっしり書いてある資料や長文メールは、どこがポイントかが一目で分かりません。
実際5秒は言い過ぎかもしれませんが、理解してもらうためにはそれほど「余分なものを削る」ことは大切になってきます。
分かりにくいなと感じたときは？注意したい行動は？
説明を作ってみて自分で「分かりにくいな」と感じるケースと、実際説明して「理解できない」と言われる、両方のケースがあると思います。
「余分なものを削ぎ落とす」が大切なのは上で述べた通りですが、このときにやってしまいがちな、ちょっと考えてほしい行動を記載します。
1. 補足説明をつける（でも、これは本当に有効？）
１つ目は補足説明です。
もう少し、各項目の詳細を説明しようと、補足説明をつけることはよくありますよね。
でもこれをやると、長い説明が更に長くなってしまいます。
逆転の発想で「短くしたら分かりやすくなるのでは？」と、一度考えてみましょう。
2. 補足資料を添付する（でもこれ、見てもらえる？）
２つ目は補足資料の添付です。
メインの資料だけでも大ボリュームなのに、更なる上乗せ・・。これって見てもらえるでしょうか？
もしかしたら、開いてもくれないかもしれません。
相手から資料を送ってほしいと頼まれたのなら良いですが、そうでもないのに安易に送るのは、考えた方がよいかもしれません。
さいごに
なぜ多くを書きたがってしまうのでしょうか・・？
私自身は「普段自分は色々たくさん頑張っているから、認めてほしい！」という気持ちが心のどこかにあるため、あれもこれも書いてしまうというのが、理由の１つではと考えております。
でも、これは逆効果かもしれません。
まずは読み手に時間をかけずに正しく大事なことを理解してもらう・・
読み手のことを第一に考えれば、おのずと説明はシンプルになるのかもしれませんね。
本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました😊
