皆さんは上司への報告が得意でしょうか？
私の場合、「分かりやすい説明ができない・資料が作れない」という苦手ではなく、そもそも上位報告自体に「抵抗」がありました。
特に直属の上司以上になると一気にハードルが上がり、かなり身構えます。
1. 上位報告が苦手な理由
報告資料を作った後は「つっこまれどころ」をなくすために表現を修正、不要な表現は消す、ポジティブに聞こえるような説明を考えて直属上司と事前相談、再度修正を繰り返す。
たった数十分の報告のために恐ろしい時間を費やすこともありました。
時間をかけたとしても、いつも良い結果になるわけでもありません。指摘を受け、面倒な宿題をもらってしまうこともあります。どうしてこうなってしまうのでしょうか？
私が苦手意識を持ってしまう、主な要因は以下の通りでした。
何を言われるか分からない、否定される可能性が高いから
特に初めて報告する内容についてはどんな反応が返ってくるか分からないため、それだけでストレスがかかります。
加えて否定される可能性が高かったりする場合は、自分が「質問攻め」に合うような悪い状況を想像してしまいます。
今、承認がもらえないと困るから
例えばプロジェクト。
どんなに報告を避けて通っても、どこかで「承認」をもらわないといけません。
プロジェクトは自分だけでなく一緒に仕事を進めている関係者もいますので、承認がもらえないとその人達に迷惑がかかってしまいます。
スケジュールに余裕がないと「今日承認をもらうことが必要」となり、大きなプレッシャーがかかります。
的外れな指摘を受け仕事が増えるから
限られた時間で説明しきれず正しく理解してもらえなかったり、話が思わぬ方向に進んでしまった。
結果、全く違う方向の指摘や宿題をもらって、仕事が増えてしまうこともあります。
2. 私の対策
私は以下のような対策を取りました。
逆に相談の頻度を増やす
初見は身構える…誰でもそうですよね。
それは善し悪しを判断する十分な情報がないからですが、これは上司も同じです。
短い時間で一度に理解できることには限界があります。一発勝負は避け、複数回相談に行きましょう。
具体的に進む前であれば修正できますし、スケジュール的にも余裕があります。
最後の最後で「そもそもの話」をされても修正できません。無理やり通すしかなくなります。
「そもそも行くのが苦痛なんだよ」から話が始まっていますが、何度も行けば慣れます
「もう来るな」と言われるくらい行って会話を積み重ねれば、上司が「何を重要視しているか」が分かってきます。
まずは会話を重ねて相互で理解を合わせた後に、最後の勝負（承認をもらう）に行きましょう。
資料はシンプル
まずは説明の「ストーリー」を考える、結論から入り余分なことは書かないようにしましょう。
そして資料はパッと見て分かるスカッとした資料。
頑張ってやっているので認めてもらいたいという気持ちもあり、やったこと全てを書きたくなりますが、ぎっしり書いてある資料はパッとみて何がポイントか分かりません。
伝わらなければ意味がありませんので、色々書きたくなる衝動をグッと我慢し、「今回伝えたい内容」だけにフォーカスします。
資料作成は時間がかかりますので手抜きをしたいところですが、手元にあるものが分かりにくければ作った方が良いと思います。（新しく作る必要はなく、ストーリーに合わせてありものを貼っていってもOKです）
「絵をかこう」と言われることもありますが、図示が時間がかかるようであれば字だけでも構いませんので、できるだけシンプルなものを作りましょう。
なるべく対面で
リモート、対面どちらでもいい場合は、対面でやりましょう。
リモートだとカメラをオフにしている場合は表情がつかめません。
一方的に話すのではなく説明・質問のキャッチボールをしながら説明しましょう。
3. さいごに
いかがでしたでしょうか？
報告が苦手な人には苦痛でしかありませんが、サラリーマンである以上、上司との会話は避けられません。
複数回コミュニケーションを取ることで一発勝負を避け、あとは慣れるしかないというのが私の結論です。
上司の中でのあなたの認知も広がり、良い評価につながるかもしれませんね。
本日もありがとうございました。
